El sistema de liquidación de Sueldos es una aplicación tendiente a realizar el almacenamiento y el tratamiento de toda la información referente a los empleados de una empresa conjuntamente con toda la información necesaria para realizar el cálculo de sus salarios y la emisión de listados exigibles por la ley y de informes generales de consultas administrativas.

Este sistema fue confeccionado y producido por:

TIME Informática   Desarrollo de sistemas

time@timeinformatica.com.ar

www.timeinformatica.com.ar
www.timeinformatica.com.ar/facebook

Este estudio se reserva los derechos de distribución, copia y reproducción de esta obra de software.-

OPERATORIA GENERAL DEL SISTEMA

Este sistema funciona sin necesidad de instalar ningún software específico. Para su funcionamiento es suficiente que en la computadora se encuentre instalado Windows en su versión 7 o superior, siendo muy importante que dicho sistema operativo se encuentre actualizado y funcionando correctamente. La operación de este sistema se realiza accediendo directamente a una página en Internet gracias a lo cual cuenta con todas las ventajas que provee un sistema en línea.

Sin embargo, existen ciertas consideraciones que deben ser tenidas en cuenta debido a la gran diversidad de navegadores web que existen en el mercado, cada uno con sus distintas versiones.

Si bien el sistema debería funcionar bien con cualquier navegador, durante las pruebas se han experimentado algunos comportamientos inesperados atribuibles precisamente a la versión o a su configuración. Acorde a nuestra experiencia, recomendamos la utilización de Internet Explorer.

Valga como ejemplo el sitio web de AFIP, en el cual muchas de sus aplicaciones funcionan bien en Internet Explorer pero experimentan anomalías con Google Chrome.

Como con todo sistema web, el operador deberá experimentar por si mismo cual es el navegador y la configuración más conveniente para operar este producto acorde al sistema operativo que utiliza y a la manera en que su computadora está configurada.

INSTANCIAS

Para darle mayor agilidad al uso del sistema el operador puede abrir varias ventanas del navegador. Cada una de esas ventanas se denomina instancia y son independientes una de otra, pudiendo acceder al sistema desde cada una de ellas. Esto en algunos casos puede ser de utilidad para poder acceder a distinta información en forma simultánea.

PESTAÑAS

Otro de los recursos técnicos que se debe tener en cuenta son las pestañas del navegador. Administrando bien esta propiedad se puede ganar mucho en agilidad al operar el sistema. En Internet Explorer, si se hace clic con el botón derecho del mouse (en lugar de hacerlo con el izquierdo como es habitual) se abre un menú contextual, dentro del cual se puede seleccionar la opción "Abrir en una nueva pestaña". Para realizarlo más rápido, también se puede tener oprimida la tecla Ctrl mientras se hace clic con el botón izquierdo del mouse. De esa manera se pueden tener dos o más pestañas del mismo sistema dentro de la misma ventana.

PRECAUCIÓN

Por supuesto que no es recomendable tener tal cantidad de ventanas y pestañas que provoquen confusión acerca del contenido de cada una. Hay que administrarlas teniendo en cuenta que su contenido es estático y que cada una de ellas es independiente de las demás. Se debe tener cuidado porque en algunas ocasiones se puede llegar a modificar algún dato en una de estas vistas, pero el mismo no se reflejará en las demás hasta que las mismas sean refrescadas.

APRENDIZAJE DE USO

La manera más recomendable de aprender a usar el sistema es realizando ensayos. No es necesario al principio cargar información real. Tampoco se recomienda asentar un gran volumen de información. Lo mejor es cargar pocos datos, ver cómo reacciona el sistema, evacuar las dudas en caso de que aparezcan y ver los listados que emite el sistema con la información cargada. Como todo sistema, este requiere de un cierto tiempo de aprendizaje y adaptación. Luego, una vez que se logre ese objetivo, vendrá el tiempo para asentar datos reales.

EMISIÓN DE REPORTES

Este sistema incorpora un método de previsualización de listados, lo cual es una herramienta muy útil para realizar una vista previa de los informes antes de enviarlos a la impresora. Esta poderosa herramienta provee una interfaz muy sencilla que permite las siguientes tareas:

	Enviar el informe a la impresora
	Exportar el listado con formato PDF, Excel o Word
	Realizar búsquedas de texto dentro del informe
	Navegar por las páginas que componen el listado
	Realizar zoom para agrandar o achicar la vista previa

Cuando se desea imprimir el listado, el sistema instala un componente que se utiliza precisamente para comunicarse con la impresora. Es normal que aparezca un mensaje parecido al siguiente:



Este mensaje es absolutamente normal y ocurre solo una vez. Se debe hacer clic en "Instalar" para que el sistema ponga en funcionamiento un complemento que ofrece una interfaz de impresión donde el operador puede elegir la impresora por donde quiere emitir el listado.

SEGURIDAD

TIME Informática ha provisto al sistema de las suficientes medidas de seguridad para que los usuarios lo utilicen sin temor a que sus datos se vean vulnerados o que usuarios anónimos puedan acceder a su información.

Para lograr ese cometido, se han aplicado recursos tecnológicos aceptados globalmente, los cuales brindan la solidez y seguridad que necesita un sistema de este tipo.

Identificación (usuario y contraseña)

Cada usuario que accede al sistema dispone de un nombre y una contraseña. Esa identificación le permite al sistema reconocer al usuario, identificar su perfil y permitirle el acceso a sus sistemas y a los datos que tiene almacenados.

En la pantalla inicial se dispone de un tilde llamado "Recordarme". Dicho dato es de uso opcional y se utiliza normalmente en los casos en que la computadora es utilizada siempre por la misma persona para evitar la carga de sus datos identificatorios cada vez que accede al sistema. Cuando haga clic en el tilde "Recordarme" el sistema guardará la contraseña y la próxima vez que ingrese al sistema ya no la solicitará, sino que accederá directamente a la pantalla de acceso a los aplicativos.

Importante:

• La computadora seguirá recordando la contraseña en la medida que no se haga una limpieza de contraseñas del navegador de Internet.
• La opción de recordar la contraseña tendrá efecto únicamente en la computadora donde se la solicitó. Si se accede al sistema desde otra computadora el operador podrá elegir si desde allí también desea que se recuerde la contraseña o no.
• Si se hace clic en la opción "Cerrar sesión" de la pantalla de selección de sistemas el navegador olvidará la contraseña y procederá a solicitarla la próxima vez que se ingrese. Si se desea conservar el recordatorio de contraseña basta con cerrar la pantalla del navegador de la cruz que está en la esquina superior derecha tal como se cierra cualquier ventana de Windows.

Cambio de contraseña

Como medida de seguridad, el usuario puede cambiar la contraseña todas las veces que lo crea necesario.

Al ingresar a esta pantalla se verá que se puede establecer una contraseña independiente para cada uno de los aplicativos. Esta prestación es de utilidad para los casos en que se desean delegar tareas a personas que se van a encargar exclusivamente de manejar un aplicativo. Así se logra que quien acceda a uno de los sistemas no pueda ingresar a los demás.

En la pantalla de cambio de contraseña aparece el usuario general (también llamado Administrador) y también se ven los accesos individuales a cada uno de los sistemas. El administrador es aquella persona con nivel de uso superior que puede acceder a cualquiera de los sistemas. En esta pantalla se debe señalar cual es el acceso que se desea modificar y luego se debe escribir la nueva contraseña para que la misma quede registrada.

Solamente el usuario administrador tiene la posibilidad de acceder a la pantalla de cambios de contraseñas.

Bloqueo de usuarios adicionales

Esta prestación es útil en aquellos casos en que existe un usuario principal (administrador) y otros usuarios para el acceso a cada sistema.

Cuando se realiza el bloqueo de los usuarios adicionales el sistema sigue permitiendo el acceso al usuario administrador pero no deja acceder a los usuarios individuales de cada sistema. Esto es de utilidad para que el administrador pueda determinar en qué momento el sistema no va a estar disponible. Por ejemplo, se pueden bloquear los usuarios adicionales fuera del horario de trabajo, durante los fines de semana, etc. Como este sistema es accesible por Internet, se evita que el usuario individual ingrese a los sistemas desde su domicilio fuera del horario de trabajo mientras que el administrador sí podrá seguir accediendo a los sistemas. Esta situación se mantendrá con esa limitación hasta tanto el administrador decida desbloquear y volver a permitir los accesos a todos los usuarios.

En la pantalla principal del sistema se encuentran todas las opciones de acceso a las distintas funciones.

En la parte superior se observa una barra en cuya parte izquierda se puede ver la empresa que se encuentra seleccionada en el momento y el período vigente.

También se encuentra el menú para seleccionar la alternativa que se desee.

El sistema funciona bajo la siguiente jerarquía de información

EXPLICACIÓN

El punto de partida de toda la información del sistema es la empresa. A partir de allí se dividen las distintas liquidaciones, mes a mes, a medida que transcurre el tiempo.

Dentro de cada una de esas liquidaciones están los empleados, cada uno de ellos con sus características particulares.

Al mismo tiempo, cada empleado tiene su propia liquidación, la cual está conformada por todos los conceptos e importes que le corresponden

De todas esas liquidaciones surgen los siguientes informes:

• Listados de ley (Recibos y Libro de sueldos y jornales)
• Listados y consultas de caracter informativo, como resúmenes y planillas.

En esta parte del sistema se definen las distintas entidades bajo las cuales se realizarán las liquidaciones de sueldos.

Los datos a cargar son los siguientes:

Nombre de la empresa, domicilio completo, número de CUIT y números de inscripción

Ultima hoja libro de sueldos

Subtítulo del libro de sueldos

PERÍODOS

Nombre y domicilio de la empresa

Estos datos aparecerán en los títulos de todos los listados, tanto los de ley como en los listados internos.

Última hoja libro de sueldos

Debido a que las sucesivas emisiones del libro de sueldos tienen que llevar una numeración consecutiva, este campo se encarga de mantener almacenado el último número de hoja de cada mes, para comenzar con el siguiente número en los meses sucesivos.

Subtítulo del libro de sueldos

Se trata de un texto opcional. Es de especial utilidad en los casos de aquellas empresas que tienen sucursales en distintas jurisdicciones. En ese caso, se puede solicitar ante el Ministerio la unificación de la documentación laboral, obteniendo como resultado un número de resolución. Precisamente en este campo debe consignarse un mensaje del tipo "DOCUMENTACIÓN UNIFICADA SEGÚN RESOLUCIÓN Nº ...". Dicho texto figurará en el encabezado del libro de sueldos.

PERÍODOS

Este es uno de los conceptos mas importantes para el correcto manejo del sistema. Recordemos que todas las liquidaciones de una empresa se encuentran separadas en PERIODOS. Cada uno de ellos representa un grupo de información correspondiente al pago de los sueldos de un mes, una quincena o cualquier conjunto de información que conforme en grupo una liquidación concreta.

Por ejemplo: se puede tener un período para cada mes liquidado, para cada quincena o para algún pago de Sueldo Anual Complementario.

Todo este tratamiento de períodos es independiente para cada una de las empresas. No existe ninguna relación entre el conjunto de períodos de una empresa con los de otra.

Nombre del período

El nombre de un período deberá necesariamente tener el formato AAAA-MMxxxxxxxx
Donde:

AAAA es el año
MM es el mes
xxxxxxxx (opcional) es cualquier agregado que sirva para hacer alguna referencia a la liquidación.

(Más información acerca del nombre del período en Pasos básicos a seguir para realizar una liquidación

Fecha de pago

Figurará en el recibo de sueldos. Representa la fecha en que se le abona el sueldo al empleado.

Fecha de liquidación

Esta será la fecha en base a la cual se calculará la antiguedad de cada empleado. Normalmente aquí se debe cargar la fecha correspondiente al último día del período que se está liquidando.

Mensaje al pie del recibo

Es un campo de uso opcional. Su contenido aparecerá al pie de los recibos de sueldos de todos los empleados. Puede utilizarse para indicar cualquier concepto que sea común a todo el personal.

Título de la liquidación

Es uno de los datos mas importantes. Aparecerá en los títulos de todos los listados (tanto los de ley como los internos). Por ejemplo, en él se debe cargar "MARZO DE 2014"

Depósito aportes jubilatorios

También figurarán en el recibo de sueldos. Debe indicarse el banco, el período y la fecha en que se realizó el último depósito de aportes.

Importar datos de un período existente

Al agregar un período nuevo aparece una opción llamada "Períodos existentes". Mediante la misma se puede tomar alguna liquidación anterior y copiarla sobre la nueva para poder comenzar a trabajar con ella.

Para profundizar más en este aspecto vea Pasos básicos a seguir para realizar una liquidación

En la parte superior de la pantalla, a continuación de los períodos vigentes, se encuentra el dibujo mediante el cual se accede a un panel donde se determina la empresa y el período vigente.

Toda la carga y procesamiento de información es independiente para cada una de las empresas. No existe ninguna relación entre el conjunto de datos de una empresa con los de otra.

Luego de elegir cual es la empresa con la que se desea trabajar, esta opción coloca dicho dato como "Vigente". A partir de ese momento todo el resto del sistema trabajará con esa empresa y ese período.

Aquí se encuentra agrupada toda la información del sistema que debe ser tratada con el formato de una tabla. Es decir, datos que se identifican mediante un código y que después pueden ser utilizados en algún otro sector para hacer referencia a ellos.

Se debe tener en cuenta que, al igual que toda la información del sistema, las tablas son independientes de una liquidación a otra.

Tabla de Categorías
Tabla de Secciones
Tabla de Obras Sociales

Dispone de una descripción y un importe (opcional)

Los datos de esta tabla se utilizan en el maestro de empleados, en el campo en donde se debe indicar la categoría a la cual pertenece.

El importe se puede utilizar en la definición de fórmulas de liquidación que sean comunes a todos los empleados que tengan la misma categoría.

También el importe es de utilidad para aquellos empleados que tengan en cero el valor de su sueldo básico. En ese caso, el importe correspondiente a tal concepto será el que figura en su categoría.

Para aquellos empleados cuyo sueldo básico dependa de su antigüedad, se dispone de la grilla "Básicos" en donde se debe asentar el valor del sueldo básico de cada categoría discriminado por año de antigüedad.

Al igual que las tablas de categorías y secciones, esta tabla se utiliza para indicar la Obra social que le corresponde a cada empleado.

El código que figura para cada Obra social es el que realmente le corresponde según la clasificación de la AFIP.

Al igual que la tabla de categorías, esta información se utiliza en el maestro de empleados. Es un dato de suma importancia para poder tener identificados los empleados que pertenecen a distintas áreas de la empresa.

El importe se puede utilizar en la definición de fórmulas de liquidación que sean comunes a todos los empleados que tengan la misma sección.

Aquí se encuentran todos los empleados que deben participar de la liquidación.

Al ingresar a la actulización de empleados se muestra una grilla con el personal que ya se encuentra en la empresa. Cada fila cuenta en el extremo derecho con dos accesos: "Editar" y "Liquidación". Haciendo clic en "Editar" se accede a todos los datos fijos y personales del empleado. En "Liquidación" se ingresa a la liquidación propiamente dicha de su sueldo.

DATOS GENERALES

Legajo

Es el código con que se identificará a cada empleado en el resto del sistema

Nombre, domicilio completo, documento, nacionalidad, etc.

Son datos personales. No hacen a los procesos de liquidación pero deben ser asentados porque figuran en los listados de ley.

Grupo

Es solamente un campo opcional que se utiliza para poder dividir a los empleados en grupos de liquidación. Este dato se podrá utilizar para "filtrar" empleados a la hora de realizar los listados y las consultas de la liquidación.

Fecha de ingreso y fecha de antiguedad

La fecha de ingreso indica el momento en que el trabajador se incorpora a la empresa. La fecha de antiguedad se utiliza para aquellos casos en que el empleado ha trabajado alternadamente. Si el empleado ha trabajado en forma ininterrumpida las dos fechas serán iguales.

Ambas fechas cuentan con una antiguedad en años (calculada con respecto a la fecha de liquidación asentada en la liquidación vigente). Esas antiguedades pueden ser utilizadas en las fórmulas de liquidación.

Fecha de egreso

Se utiliza únicamente en el momento de la liquidación final del empleado. Figurará en los listados de ley.

Sueldo básico

Aparte de poder ser utilizado más adelante en la liquidación propiamente dicha, el sueldo básico figurará en los datos del empleado en los listados de ley (por ejemplo: recibo de sueldos y libro de sueldos).
Por lo tanto aquí se debe asentar el importe real correspondiente al sueldo básico del empleado para su categoría y antigüedad independientemente de si en la liquidación se abonará el total o parte del mismo.

También existe la posibilidad de cargar los sueldos básicos en la tabla de categorías. Si es así, se debe dejar en cero el importe del sueldo básico en la pantalla del empleado. El sistema realiza una excepción cuando necesita el básico: Si se encuentra en cero en el empleado, el importe que se tomará será el de su categoría.
Esto es especialmente útil en aquellos casos en que se tengan muchos empleados, caso en el cual conviene tener los importes de sueldos básicos en la tabla de categorías. En caso de existir de un mes a otro una variación en el sueldo básico de algunas categorías, bastará solamente con actualizar dicha tabla sin tener necesidad de ingresar uno por uno a todos los empleados para modificarlo.

Es decir que en todos los lugares donde el sistema necesita el sueldo básico del empleado realiza automáticamente la siguiente verificación:

Busca en el sueldo básico del empleado. Si el mismo es distinto de cero, ese es el básico.
Si el mismo se encuentra en cero, busca el importe de su categoría. Si el mismo es distinto de cero, lo toma como básico.
Pero si también se encuentra en cero, ingresa a la discriminación de los importes por antigüedad ubicándolo por los años de antigüedad que tiene en ese momento. Los años se calculan entre la fecha de antigüedad del empleado y la fecha de liquidación cargada en la liquidación de la empresa.

Categoría, sección y obra social

Hacen referencia a las tres tablas correspondientes a Categorías, Secciones y Obras sociales

Depósito de haberes

Son campos de uso opcional. Se utilizan para indicar el banco y el número de cuenta donde se depositan los haberes de cada empleado. Si se cargan, se verán en el recibo de sueldos.

Estado

Es la situación en que se encuentra el empleado. El sistema trabaja únicamente con aquellos cuyo estado sea "Vigente". Se puede cambiar este estado para que algún empleado no participe de la presente liquidación pero no se lo desea dar de baja.

FAMILIARES

La carga de los familiares de cada empleado cumple con el objetivo de que su carga de familia aparezca en el libro de sueldos, al pie de la liquidación.

SICOSS

Los datos que se ven en esta pantalla son los mismos que se cargan en el Sistema Integrado de Jubilaciones y Pensiones provisto por la AFIP para cada empleado. Este conjunto de información cumple con el formato técnico requerido por dicho sistema a los efectos de poder exportarlos directamente para no tener que cargar datos en el sistema SICOSS.

La tarea del operador consiste en asentar en esta grilla el valor correspondiente a cada dato para luego exportarla mediante el módulo SICOSS.

De todos estos datos hay algunos que representan importes (tales como remuneraciones imponibles, asignaciones familiares, etc.). Si el operador lo desea puede cargarlos a mano como cualquier otro dato. Sin embargo, en el módulo SICOSS existe una herramienta que permite capturar información de la liquidación de cada empleado para colocarla automáticamente en esta grilla.

LIBRO DE SUELDOS DIGITAL

Aquí se encuentra la información concerniente al libro de sueldos digital y a la declaración jurada de la seguridad social. Esta información es la misma que la que se carga en dicho dicho servicio de AFIP, cumpliendo con el formato técnico exigido por esa aplicación. Cargar estos datos en este lugar es equivalente a hacerlo directamente en ese aplicativo.
La tarea del operador consiste en asentar en esta grilla el valor correspondiente a cada dato para luego exportarla mediante el módulo LIBRO DE SUELDOS DIGITAL
De todos estos datos hay algunos que representan importes (tales como remuneraciones, contribuciones, etc.). Esa información puede ser cargada manualmente como cualquier otro dato. Sin embargo, en el módulo LIBRO DE SUELDOS DIGITAL existe una herramienta para capturar información de la liquidación de cada empleado y colocarla automáticamente en esta grilla.

HORARIOS

La información que se asienta aquí sirve para la posterior emisión de la planilla de horarios y descansos.

En los datos generales de los empleados existen tres campos llamados "HISTORICOS".

Estos datos pueden utilizarse al definir las formulas de los movimientos de liquidación, dándole al contenido de los mismos cualquier significado.

ACTUALIZACIÓN DE VALORES HISTÓRICOS

A este procedimiento se puede ingresar desde el menú principal del sistema (Empleados / Actualización de valores históricos).

Este procedimiento sirve para actualizar los valores históricos de los empleados acorde a los importes que se han calculado en los distintos períodos de liquidación.

Por ejemplo

Supongamos que nos encontramos en el mes de Octubre y se decide abonarle a los empleados un premio por productividad calculado como el 2 % de la suma de todos los básicos y horas extras abonados en Agosto y Setiembre.

En el cuadro "Períodos a incluir", marcar aquellos períodos que son de interés para este cálculo. En nuestro ejemplo se deben marcar Agosto y Setiembre.

Luego hacer clic en el botón "Mostrar códigos de los períodos a incluir". En ese momento aparecerán en el cuadro "Códigos a acumular" todos los códigos que se han utilizado en los períodos indicados.

Marcar en este cuadro aquellos códigos que se desean acumular. Siguiendo con el ejemplo, se deben ubicar los códigos correspondientes a sueldo básico y horas extras y hacer clic en sus casillas de verificación para que queden tildados.

En el cuadro "Nº de histórico en empleados" elegir cualquiera de los tres. Esto indica en cual de los tres campos del maestro aparecerá el resultado del cálculo que se está por realizar.

En el cuadro "Operación a realizar" elegir "Suma de importes" (mas adelante se explica el cálculo del SAC)

Hacer clic en "Procede".

Lo que hace este procedimiento es:

• Toma todos los empleados del período vigente
• Por cada uno de ellos busca los períodos indicados (Agosto y Setiembre)
• De cada uno de esos períodos suma los importes de los códigos indicados.
• El resultado de esa suma lo coloca en el histórico del maestro de empleados.

Al finalizar el operador puede dirigirse al maestro de empleados y observar el contenido del campo histórico. Será el valor correspondiente al cálculo realizado.

Lo que resta es agregar en los empleados un concepto llamado (por ejemplo) "PREMIO POR PRODUCTIVIDAD" cuya fórmula será:
HISTORICO 1 * 2 / 100

(Suponiendo que el importe se guardó en el primer histórico de los empleados y que el premio es del 2 %)

Cálculo de SAC

El procedimiento es igual al indicado anteriormente. Este proceso se debe realizar generalmente al finalizar cada semestre a los efectos de calcular el importe a abonar en concepto de Sueldo Anual Complementario.

La variante en la operación del sistema consiste en que en el cuadro "Operación a realizar" se debe elegir "Cálculo para S.A.C." y en la ventana "Códigos a acumular" se deben seleccionar todos los conceptos que sean de remuneraciones con aportes.

En este caso el sistema verifica que en el cuadro "Períodos a incluir" se hayan seleccionado liquidaciones correspondientes al mismo año y al mismo semestre.

Al poner en marcha el proceso el sistema en lugar de acumular los importes (como en el ejemplo anterior) realiza el siguiente cálculo:

• Calcula el total de los importes de los códigos en seis acumuladores (uno para cada mes del semestre)
• Evalúa el importe mas grande
• A dicho importe lo divide por la cantidad de días del semestre, luego lo multiplica por la cantidad de días trabajados y a ese resultado lo divide por dos.

Internamente la fórmula aplicada por el sistema es la siguiente:

MEJOR TOTAL REMUNERATIVO DEL SEMESTRE / CANTIDAD DE DÍAS DEL SEMESTRE * CANTIDAD DE DÍAS TRABAJADOS EN EL SEMESTRE / 2

La cantidad de días trabajados en el semestre se obtiene en base a las fechas de ingreso y egreso del empleado.

El importe final se graba en el histórico elegido del empleado. Queda como tarea del operador agregar en la liquidación de los empleados un concepto que haga referencia a este histórico para que participe de su liquidación.

A continuación se describen los pasos básicos para comenzar con una liquidación desde cero hasta finalizarla.

Liquidación por primera vez (cuando en la empresa no se ha cargado absolutamente nada)

Empresa

- Cargar los datos principales de la empresa (nombre, domicilio, etc.)
- Agregar un período nuevo.

Importante
El nombre de un período deberá necesariamente tener el formato AAAA-MMxxxxxxxx

Donde:

AAAA es el año
MM es el mes
xxxxxxxx (opcional) es cualquier agregado que sirva para hacer alguna referencia a la liquidación

En este último tramo existe una salvedad muy importante que hace al proceso de liquidación y que debe ser tenida en cuenta en casos de realizar liquidaciones de empleados quincenales. Los códigos que se deben liquidar incluyen (entre otros datos) un item llamado "No liquidar en primera quincena". Esta situación es aplicable, por ejemplo, a las asignaciones familiares las cuales deben ser liquidadas únicamente en segunda quincena (o en liquidaciones mensuales). Cuando el nombre de un período incluye "Q1" luego del mes, el sistema interpreta que es primera quincena y por lo tanto esos códigos no participarán del cálculo de la liquidación.

Por ejemplo:
2013-11Q1 noviembre de 2013 primera quincena (no se liquidarán algunos códigos)

Otros ejemplos de nombre de un período pueden ser:

2013-06SAC     Aguinaldo de junio de 2013
2013-10            Sueldos de Octubre de 2013
2014-01VAC    Enero de 2014 vacaciones

- Indicar la fecha de pago (para que aparezca en el recibo) y la fecha de liquidación (para el cálculo de las antiguedades de los empleados)

Una vez que se agregó un período nuevo, el mismo se encuentra vacío. Dentro de el no hay empleados ni familiares ni liquidación.

- A la izquierda de la barra de menú hacer click sobre el ícono "Cambiar de empresa y/o período"
- Elegir el nuevo período. A partir de ese momento, esta será la empresa y el período con el que se trabajará.

Tablas

- Cargar las categorías, secciones y obras sociales que se van a necesitar al asentar los empleados.

Empleados

- Dar de alta los empleados que se deban liquidar.
- Asentar también los familiares de cada uno.

Liquidación

- Lo mas importante es generar un empleado modelo. Es decir que se debe tomar un empleado cualquiera y cargarle los conceptos que se le deban liquidar.
- En cada movimiento que se agregue se debe prestar especial atención a cada uno de los datos que hacen a su funcionamiento.
- Si es necesario se deben cargar también las fórmulas de dichos conceptos.
- Realizar el cálculo del empleado para ensayar el funcionamiento de las fórmulas. Comprobar que el resultado de la liquidación es acorde a lo esperado.
- Recién cuando se termine con un empleado utilizar la función "Copia a otros empleados" para llevar la liquidación del mismo a los demás.
- Recorrer el resto de los empleados haciendo los retoques necesarios para adaptarlos a la liquidación que se les debe realizar.
- Calcular todos los empleados (para que se ejecuten las fórmulas)

Emisión de listados

- Emitir el libro de haberes y los recibos de sueldos.
- Emitir los listados de consulta que se consideren necesarios.

Liquidaciones sucesivas (cuando ya existe la empresa y se han realizado otras liquidaciones anteriormente)

Empresa

- Agregar un período nuevo.
- En el campo "Períodos existentes" buscar alguna liquidación anterior (que se quiera tomar como base para la nueva)
- Hacer clic en "Importar"
- Indicar la fecha de pago y la fecha de liquidación
- Grabar el nuevo período
- A la izquierda de la barra de menú hacer click sobre el ícono "Cambiar de empresa y/o período"
- Elegir el nuevo período. A partir de ese momento, esta será la empresa y el período con el que se trabajará.

La liquidación nueva no se encuentra vacía. Contiene exactamente los mismos datos que la liquidación que se tomó como origen.

Tablas

- Actualizar las tablas, únicamente si hubo modificaciones sobre alguna de ellas.

Empleados

- Modificar los empleados que tengan novedades, dar altas y bajas si corresponde.

Liquidación

- Trabajar sobre la liquidación recordando que es una copia exacta del período anterior, pasando de un empleado a otro y revisando los cambios que se deban hacer.

- Realizar el cálculo para la ejecución de las fórmulas.

Emisión de listados

Consideraciones especiales a tener en cuenta al realizar liquidación de empleados mensuales y quincenales

No es conveniente mantener empleados quincenales y mensuales todos juntos en la misma liquidación. Eso se debe a que cada uno de esos grupos se maneja con tiempos distintos.

En aquellas empresas que tienen empleados quincenales y mensuales, se deben realizar por cada mes las siguientes liquidaciones:
. Empleados quincenales primera quincena
. Empleados quincenales segunda quincena
. Empleados mensualizados

Cada una de ellas debe ser considerada como una liquidación independiente de las demás.
Al tener separados los empleados de ambos tipos en forma independiente, se puede realizar cada liquidación tomando como base la anterior.

Por ejemplo: Supongamos que en una empresa existen dos empleados: El legajo 1 (quincenal) y el 2 (mensual).

Si se desea realizar la liquidación de la primera quincena del mes de Noviembre, se debe crear un período llamado (por ejemplo) "2013-11Q1" (Recordemos que la parte que dice "2013-11" es obligatoria y corresponde al año y mes). A continuación le hemos agregado "Q1'" para hacer referencia a la primera quincena.
En el período "2013-11Q1" damos de alta al empleado 1 (quincenal) y realizamos la liquidación.

Para liquidar la segunda quincena de Noviembre, agregamos un período llamado "2013-11Q2" y copiamos sobre éste último, la liquidación "2013-11Q1", donde ya se encuentra el empleado 1.
Al finalizar, agregar el período "2013-11M" (con la "M" hacemos referencia a mensualizados) y allí agregamos el empleado 2.

Al mes siguiente, cuando realicemos la liquidación de la primera quincena de Diciembre, creamos un período llamado "2013-12Q1" y sobre él copiamos el "2013-11Q2" que fué el último utilizado para quincenales.
En la segunda quincena de Diciembre, damos de alta el período "2013-12Q2" y copiamos sobre él la liquidación "2013-12Q1".
Por último, para los mensualizados, creamos una liquidación "2013-12M" tomando como base la "2013-11M".

Se debe tener en cuenta que si se desean emitir listados que reunan la información de todo un mes, o cuando se deba enviar la información al Libro de sueldos digital, se deben unificar todas las liquidaciones del mes. En todos estos procesos, el sistema provee un cuadro de selección de períodos, para que el operador tilde aquellos que desea unificar. Por ejemplo: Si se desea unificar todo el mes de Noviembre, se deben seleccionar los períodos "2013-11Q1", "2013-11Q2" y "2013-11M".

Asignaciones familiares (o cualquier concepto que deba ser abonado solo en la segunda quincena)

En el caso de los empleados quincenales se debe prestar especial atención al pago de las asignaciones familiares o cualquier otro concepto que debe ser abonado únicamente en la segunda quincena. Lo primero que se debe hacer es dirigirse a esos códigos y poner el tilde en el campo "No liquidar en primera quincena".

También se debe considerar muy especialmente el cálculo de aquellos conceptos de la segunda quincena que dependen del total de remuneraciones con aportes percibidas por el empleado entre las dos quincenas. Por lo tanto, al comenzar a trabajar con la segunda quincena se deberá utilizar la herramienta "Cálculo de valor histórico" para tal fin. Esto se realiza de la siguiente manera:

• Comenzar con la liquidación de la segunda quincena dando de alta el período correspondiente y copiando sobre él la primera quincena.
• Ingresar a Empleados / Actualización de valores históricos
• En el cuadro "Períodos a incluir" seleccionar el correspondiente a la primera quincena.
• En "Códigos a acumular" tildar aquellos que corresponden a remuneraciones con aportes, o algún código auxiliar que los aúne.
• En "Legajos" elegir "Todos".
• En "Nº de histórico en empleados" seleccionar cualquiera de ellos (por ejemplo, el 1).
• En "Operación a realizar" elegir "Suma de importes".
• Hacer click en "Procede".

Como resultado de esta tarea, se puede ir al maestro de empleados y ver que en el histórico que se eligió estará el total de remuneraciones con aportes de la primera quincena.

Por último, sabiendo que disponemos de ese valor, solo nos falta dirigirnos a las fórmulas de los conceptos que son exclusivamente de segunda quincena para indicarles que el cálculo debe realizarse sobre la suma del histórico del empleado (1ra. quincena) más el total de remuneraciones con aporte actual (2da. quincena).

Esta opción se utiliza para trabajar con la liquidación del personal. Se puede acceder desde dos lugares:

Eligiendo el menú "Liquidación"
En la consulta de empleados haciendo clic en el botón "Liquidación" del empleado que se desee acceder.

En la parte central de la pantalla de liquidación misma se ven los distintos conceptos que conforman la liquidación completa de cada empleado.

Cada concepto está conformado por los siguientes datos:

Código

Consiste en una codificación numérica de hasta cuatro dígitos para identificar a cada movimiento.

Descripción

Es el concepto tal como se desea que aparezca en todos los listados y consultas.

Unidades

Es una cantidad que se utiliza para aquellos conceptos que deben ser cuantificados. Por ejemplo: días trabajados, cantidad de horas extras, etc.
Este dato puede ser utilizado en la fórmula de cálculo

Importe

Es el valor del concepto. Puede ser un importe a liquidar o a retener. Existen cuatro categorías dentro de las cuales puede estar encasillado:

• Remuneraciones con aportes
• Remuneraciones sin aportes
• Descuentos
• Varios

Las tres primeras conforman la liquidación propiamente dicha. En ellas están todos los movimientos que participan de la liquidación del empleado y con los cuales se conforma el neto a pagar.

La categoría "Varios" no participa de la liquidación al empleado. Se utiliza para realizar cálculos propios del empleador (tales como aportes patronales o cálculos auxiliares de seguridad social).

Importante

Los importes de cada concepto pueden ser indicados de dos maneras:

• Manualmente, caso en el cual el operador ingresa los valores ya calculados.
• Mediante fórmulas, para aquellos casos en que se desee que el sistema calcule por si solo el importe de cada concepto. Esta alternativa es la mas indicada para cuando se desea que el sistema renueve mes a mes el importe de cada concepto dependiendo de los valores que le dan origen.

Imprimible

Se trata de una señal (si o no) que india si el código en cuestión participará o no de la liquidación en curso. Se utiliza para aquellos casos en que se desea realizar algún cálculo auxiliar o para cuando se desea hacer una excepcion de un concepto en particular que se viene liquidando regularmente. En caso de que no sea imprimible se lo muestra con un color que distingue tal situación.

Acumuladores

Se utilizan para ir acumulando importes parciales de ciertos conceptos para después poder realizar algún cálculo posterior sobre esa suma. Por ejemplo: Se pueden acumular todas las remuneraciones con aportes en un determinado acumulador para después sobre esa suma realizar el cálculo del aporte jubilatorio en la fórmula correspondiente.

Vencimiento

Se utiliza para indicar en que fecha debe dejar de incluirse un determinado concepto. Debe indicarse con el formato AAAA-MM (año y mes). Al llegar a ese período, el concepto ya no se incluirá en la liquidación.

Repeticiones

Tiene un funcionamiento similar al vencimiento, pero en este caso funciona como un contador. Tiene el formato "xx DE yy", donde yy es la cantidad de veces que debe liquidarse el concepto y xx es un contador que se va sumando en una unidad por cada liquidación que transcurre. Cuando xx alcanza a yy se produce la última liquidación del concepto.

Estado

Un concepto puede encontrase en dos estados: "Normal" o "Suspendido". En la liquidación participan únicamente los que se encuentran en estado Normal. Los suspendidos no se incluyen pero quedan para luego poder ser recuperados.

No liquidar en primera quincena

Unicamente es de utilidad en el caso de liquidaciones quincenales. Cuando se está realizando una liquidación de primera quincena el sistema no tendrá en consideración aquellos códigos que tengan puesto un tilde en este campo. Esta situación es para el caso típico de las asignaciones familiares, las cuales deben calcularse únicamente en segunda quincena (o en liquidaciones mensuales).

Aquí es muy importante considerar el nombre del período que se está liquidando. Por ejemplo: Si se está trabajando con la primera quincena del mes de Octubre de 2007, el período se llamará "2007-10Q1". Cuando incluye "Q1" después del número del mes no se calcularán los códigos que tienen tildado este item

Fórmula

Ver Fórmulas

INTRODUCCIÓN

Cada concepto que se le liquida a un empleado se realiza por un determinado importe. Dicho monto puede ser fijo o puede depender de otros valores.

En el caso de que sea fijo, el operador no necesita ninguna fórmula. Simplemente debe escribir manualmente el importe correspondiente.

Por ejemplo: Si una empresa resuelve darle a un empleado un premio por productividad consistente en un importe fijo, dicho importe debe ser cargado manualmente. No es necesario indicar ninguna fórmula porque dicho valor no depende de ningún otro.

En cambio si estamos hablando de horas extras, cuyo importe se calcula acorde al básico y a la cantidad de horas extras trabajadas, ya nos encontramos ante una situación un poco mas compleja. El importe resultante no es fijo. Depende de otros valores, que también pueden contener importes inesperados.

DEFINICIÓN

Las fórmulas son expresiones que permiten generalizar el cálculo de un concepto para aquellos casos en que su resultado no es fijo sino que depende de otros valores o de determinadas situaciones.

Por ejemplo:

Siguiendo con el caso de las horas extras, la fórmula para calcularla sería la siguiente:

Valor hora * 1.5 * Cantidad de horas extras trabajadas

Esto le indica al sistema que debe multiplicar el valor de cada hora por 1.5 y al resultado multiplicarlo por la cantidad de horas trabajadas.

Al mismo tiempo, el importe correspondiente a "Valor hora" también puede provenir de una fórmula anterior que divide el sueldo del empleado por la cantidad de horas básicas. De esa manera se pueden realizar fórmulas complejas, dependiendo unas de otras.

FORMULAS DIRECTAS Y CONDICIONALES

Existen dos tipos de fórmulas: Directas y condicionales.

Las directas son aquellas en las que el resultado del cálculo no depende de ninguna condición. Es como en el caso de las horas extras. Simplemente se deben calcular y arrojan un determinado resultado.

Las condicionales, en cambio, son fórmulas complejas en las que el resultado no es único sino que depende de que se cumpla con una condición.

Por ejemplo:

Supongamos que la empresa desea darle un adicional extraordinario a los empleados. El importe de ese concepto dependerá del sueldo básico de cada uno. Para aquellos que tengan un sueldo de menos de $ 3000 el adicional será de $ 800. En cambio para los que ganen $ 3000 o más el importe será de $ 500.

Como se puede ver, es muy difícil establecer una fórmula directa que contemple esta situación. Por lo tanto este caso se resuelve con una fórmula condicional que diga:

Si Sueldo básico < 3000 ENTONCES 800 SI NO 500

Desmenuzando la fórmula vemos los siguientes detalles:

• La palabra inicial "SI" indica que es una fórmula condicional.
• La parte que dice "Sueldo básico < 3000" es una condición. El sistema evaluará si esa condición es verdadera o falsa.
• La parte de la fórmula que está después de la palabra "ENTONCES" es el tramo que se ejecutará si la condición es verdadera.
• La parte de la fórmula que está después de la palabra "SI NO" es la que se ejecutará si la condición es falsa.

Importante

Este ejemplo es muy simple. Cabe destacar que en cualquiera de los tramos de la fórmula se pueden realizar cálculos matemáticos de cualquier índole.

Por ejemplo: Se desea abonar un adicional dependiendo de la suma entre el sueldo básico y las horas extras. Si esa suma no alcanza los $ 3000 el adicional será del 10 % del sueldo básico. En caso contrario el importe será el 4 % de la suma del sueldo básico mas las horas extras. En ese caso la fórmula será:

SI Sueldo básico + Horas extras < 3000 ENTONCES Sueldo básico * 10 / 100 SI NO (Sueldo básico + Horas extras) * 4 /100

Nota

Obsérvese que en la fórmula anterior se agregaron paréntesis para calcular el 4 % de la suma del sueldo básico mas las horas extras. Esto es para darle prioridad a la suma antes de la multiplicación.

Teniendo esto en cuenta, es importante considerar que:

4 * 3 + 2 = 14

pero que

4 * (3 + 2) = 20

Condición doble

En las fórmulas condicionales se puede establecer también un doble requisito. Es para cuando existan dos condiciones, las cuales se deben cumplir ambas o solo una. Para ello aparece entre una condición y otra un campo en el que el operador debe elegir "Y" u "O"

En caso de elegir "Y" se ejecutará la fórmula verdadera solamente si se cumplen las dos condiciones. En cambio si se elije "O" se ejecutará la fórmula verdadera si se cumple al menos una de las dos condiciones.

Por ejemplo:

El adicional de $ 800 se dará en aquellos empleados cuyo sueldo básico sea menor a $ 3000 y que además no tengan horas extras.

SI Sueldo básico < 3000 Y Horas extras = 0 ENTONCES 800 SI NO 500

DATOS PARA LA FÓRMULA

Al escribir la fórmula se puede utilizar cualquier tipo de combinación matemática, incluyendo los siguientes elementos:

- Símbolos aritméticos
    + (suma)
    - (resta)
    * (multiplicación)
    / (división)
    ^ (potencia)
    ( ) paréntesis para dar prioridad a las operaciones

- Importes
    En el caso de los valores con decimales se los debe escribir con punto decimal.

- Variables
    Son valores provenientes del sistema, ya sean importes calculados en otros códigos, datos provenientes del maestro de empleados o acumuladores.

Al cargar una fórmula el sistema verifica la sintaxis de la misma. Es decir que observa si la expresión es aritméticamente lógica. Por ejemplo verifica si se cerraron todos los paréntesis que se abrieron, si las variables utilizadas realmente existen, si no se pusieron dos símbolos matemáticos juntos, etc.

ACUMULADORES

Consisten en una herramienta muy útil y muy simple de utilizar. Se usan para ir sumando los importes de ciertos códigos para después tomar esa suma y utilizarla en algún cálculo posterior.

Por ejemplo:

La fórmula para el cálculo del aporte jubilatorio es el ejemplo clásico para ser tratado con acumuladores.

Recordemos que dicho cálculo se debe realizar en base a la suma de todas las remuneraciones con aportes. Por lo tanto la tarea del operador del sistema será colocar un número de acumulador (por ejemplo el 1) en todos los conceptos que sean remunerativos.

Luego, suponiendo que el aporte jubilatorio es el 11%, la fórmula será:

Contenido del acumulador 1 * 11 / 100

OBSERVACION FINAL

Se debe tener también en cuenta que en el sistema no es obligatorio trabajar con fórmulas. Las mismas son nada más que una herramienta para facilitar los cálculos.

Pero si ocurre el caso de que existe algún concepto que el operador ya tiene calculado de antemano o hay algún empleado cuya liquidación completa ya se la conoce por cualquier motivo, no vale la pena perder tiempo en definir fórmulas.

Eso ocurre, por ejemplo, en algunos casos de liquidaciones finales, en donde a veces ya se calculó con anterioridad en forma manual el importe que se le debe abonar al empleado. Si es así y no se desea mantener un método de cálculo para el futuro, se pueden cargar manualmente los importes sin especificar fórmula alguna.

Botón: "Calcular este empleado"

El sistema no va realizando el cálculo de las fórmulas al mismo tiempo que el operador las va asentando.

Por lo tanto, cuando ya estén todas las fórmulas listas, se deberá hacer clic sobre el botón "Calcular este empleado". También se puede ir haciendo este cálculo por cada fórmula que se va cargando a los efectos de ir viendo el resultado.

Botón: "Calcular todos los empleados"

Este botón cumple la misma función que la opción anterior, con la única diferencia de que el cálculo se realiza para todos los empleados vigentes.

Produce el mismo efecto que ir pasando manualmente de un empleado a otro e ir calculando uno por uno.

Esta es una herramienta de gran utilidad para evitar cargar los mismos datos en distintos empleados. Mediante la misma el sistema se encarga de copiar masivamente conceptos de un empleado a otro.

Al hacer clic sobre el botón "Copia a otros empleados" el sistema presenta una pantalla en la cual el operador debe definir las características de la copia que desea realizar.

PRECAUCIÓN !!

Así como se trata de una herramienta de gran utilidad, también es algo muy delicado porque en muchos casos implica modificaciones masivas en la liquidación. El operador debe estar seguro de definir bien la copia antes de proceder con la misma.

PROPIEDADES DE LA COPIA

Códigos a copiar

Aquí el operador debe indicar si quiere copiar a los otros empleados todos los códigos del empleado vigente o solo uno en particular.

Empresas

Se puede copiar sobre los empleados de la empresa vigente o sobre cualquier otra empresa.

Empleados

Esto permite realizar un "filtro" de los empleados que recibirán la copia. Se puede optar por todos, por uno solo o por algunos dependiendo de su sección o categoría.

Si NO existe el código en el empleado de destino

Por cada código que el sistema intente copiar del empleado vigente al empleado de destino, puede ocurrir que en este último el código ya exista o no. En caso de que exista, el sistema lo reemplaza con los nuevos valores. Pero si no existe, se agregará o no dependiendo de esta opción.

Datos a copiar

Es probable que el operador quiera copiar a los otros empleados solamente la descripción, el importe, la fórmula o cualquiera de los datos que figuran en este cuadro. Aquí se deberá indicar cuales serán los datos a copiar. Los que no se marquen no se cargarán en el empleado de destino.

Esta utilidad tiene por objetivo poder crear listados de empleados que no se encuentran previstos por el sistema.

Mediante la misma el operador puede realizar diseños de distintos listados, dejarlos almacenados en el sistema y utilizarlos cada vez que los necesite.

CREACIÓN DE UN LISTADO NUEVO

En el menú principal hacer clic sobre el ítem "Listados / Generador de Listados", se abre una ventana en la cual se verá el nombre de todos los informes disponibles. Desde aquí se puede acceder a cada uno de ellos para modificarlo y emitir el listado. También se puede crear un listado nuevo.

Por ejemplo: supongamos que deseamos realizar un listado en el que, para cada empleado, se muestren los siguientes datos:

Legajo - Nombre - Categoría - Importe retenido de aporte jubilatorio

Los pasos a seguir son los siguientes:

- Hacer clic en el botón "Nuevo" para agregar un nuevo listado

El sistema solicitará un nombre para identificarlo

- Escribir, por ejemplo, "JUBILACION"

A continuación se debe realizar la configuración del mismo.

- En el campo "Título" escribir "APORTES JUBILATORIOS". Ese será el título general del listado.
- Hacer clic sobre el botón "Guardar", se habilita el formato del listado, donde se definen las columnas que lo van a componer.
- Hacer clic sobre el botón "Nueva columna"

En el formato del listado se verá que apareció una nueva columna,.

- En el campo "Título" escribir "LEGAJO". (Ese será el título de la primera columna)
- En el campo "Contenido" va la información que se desea que allí figure. Hacer clic en el botón "Seleccionar"
- En la lista "Datos de empleados" hacer doble clic sobre "[Legajo]" (aparecerá en el formato del listado)
- Hacer clic en "Guardar"

Con este paso acabamos de completar la primera columna del listado. A continuación agregaremos la segunda

- Hacer clic sobre el botón "Nueva columna" (se verá que en el campo "Orden" tiene un 2, indicando que es la segunda columna)
- En el título escribir "APELLIDO Y NOMBRE"
- En el contenido elegir el elemento "[Nombre]"
- Hacer clic en "Guardar"
- Hacer la operación completa con una tercera columna, poniendo en ella la categoría.
- Habilitar una cuarta columna y poner en su título "JUBILACIÓN"
- En el contenido de la cuarta columna, en lugar de tomar un dato de la lista "Datos de empleados" lo tomaremos de la lista "Códigos de liquidaciones". Elegir aquel que corresponda a la retención del aporte jubilatorio. (Si no existe, indicar cualquiera. Esto es solo un ejemplo)
Con esto queda listo el diseño del listado. Se trata de un informe con cuatro columnas, cada una de ellas con un título y un contenido.

PERÍODOS A INCLUIR

En el cuadro "Períodos" se deben elegir aquellos períodos que se tomarán como base para los importes de aquellas columnas que tengan códigos.

IMPRIMIR

El sistema mostrará una vista previa del listado, donde se verán todas las columnas definidas con su contenido. En este momento se dispone de las opciones "Imprimir" y "Exportar a Excel". En esta última opción se generará una planilla de cálculo con una primera fila con los títulos y las filas sucesivas con los datos del listado.

TOTALES DE COLUMNAS

Tanto en la emisión por papel como en la planilla de Excel el sistema agregará automáticamente una fila de totales al final del listado, en donde se acumularán aquellas columnas que correspondan a importes.

El objetivo de este módulo es establecer una conexión entre el sistema de Sueldos y el Sistema de Cálculo de Obligaciones de la Seguridad Social, provisto por la AFIP como un aplicativo del sistema general S.I.Ap.

Aclaración
Esta explicación es aplicable tanto al aplicativo SICOSS como a la aplicación "Su declaración" provista on line por la AFIP. El término SICOSS se utiliza como un genérico de ambas situaciones. El archivo de intercambio que se genera es compatible con ambas aplicaciones.

Recordemos que en la pantalla de cada empleado existe un sector llamado "SICOSS" en donde se encuentra detallada toda la información para ser exportada a dicho sistema.

El módulo SICOSS permite capturar los importes liquidados y llevarlos automáticamente a la pantalla de SICOSS de cada empleado a los efectos de evitar cargarlos manualmente. En esa pantalla se ven todos los datos que pueden ser tomados desde la liquidación.

La tarea del operador, entonces, es asignar a cada uno de los campos el código de liquidación desde donde el sistema debe tomar el importe.

Por ejemplo: El campo "Sueldo" es un caso simple porque allí se le puede tomar directamente el código de liquidación donde se encuentra el sueldo del empleado.

Un caso más elaborado es para asignar el campo "Remuneración 1". En el mismo se deben acumular todas las remuneraciones con aportes.
Acceda a la liquidación de un empleado de ejemplo y observe que todas las remuneraciones con aportes tienen el acumulador 1. Luego, más abajo, dentro del sector de códigos varios, hay uno llamado "SICOSS - REMUNERACION IMPONIBLE". La fórmula de este código es "Acumulador 1". Lo cual indica que el importe del mismo es el total de todas las remuneraciones con aportes. Se puede hacer el cálculo del empleado a los efectos de confirmar que dicho código adopta el total que esperamos. Este código, por ser del tipo "Varios" no aparecerá en el recibo de sueldos del empleado. Sirve solamente para hacer un cálculo auxiliar.
Volviendo a la pantalla SICOSS, queda como última tarea asignar ese código auxiliar al campo "Remuneración 1".

De la misma manera se debe proceder con el resto de los campos de esta pantalla de SICOSS. Algunos de ellos requerirán códigos auxiliares (como en el ejemplo anterior) y otros pueden tomarse directamente desde los códigos que ya están en la liquidación.

Capturar la información

Dirigirse al módulo "SICOSS".

Ejecutar el proceso "Capturar los importes liquidados en cada código y asignarlos al SICOSS de cada empleado".

Al finalizar este proceso se puede acceder a la opción SICOSS de los empleados para verificar que los campos tomaron los valores que corresponden.

Nota
Se debe tener en cuenta que este proceso de captura es una herramienta para automatizar y agilizar este procedimiento del SICOSS, pero que el operador puede optar por no utilizarla, si lo que desea es cargar manualmente los importes de cada empleado.

También es importante considerar que esta captura sirve únicamente para los datos que corresponden a importes (que son los que varían mes a mes). Todos los otros datos, que son más fijos (como código de zona, actividad, etc.) deben necesariamente cargarse en forma manual en cada empleado.

Exportar a SICOSS

En el módulo "SICOSS" elegir la opción "Exportar los datos de cada empleado al sistema SICOSS".

Importación desde el sistema SICOSS

Por último se debe ingresar al módulo SICOSS del sistema S.I.Ap., generar una nueva declaración e importar en ella el archivo proveniente del sistema de sueldos.

El sistema SICOSS realiza una validación y verificación de los datos a medida que van entrando.

Si existieran errores realiza un informe de los mismos. En tal caso el operador deberá regresar al sistema de sueldos, corregir el dato erróneo y volver a realizar la exportación.

El objetivo de este módulo es establecer una conexión entre el sistema de sueldos y el servicio Libro de Sueldos Digital provisto por AFIP.

Aclaración
Recordemos que en la pantalla de cada empleado existe un sector llamado "Libro de sueldos digital" en donde se encuentra detallada toda la información que puede ser exportada a dicho sistema. Los datos que aparecen en esa grilla están diseñados acorde a las exigencias técnicas del sistema en cuestión.
Este módulo del sistema permite capturar los importes liquidados y llevarlos automáticamente a la pantalla de Libro de sueldos digital de cada empleado a los efectos de evitar cargarlos manualmente.

La tarea del operador, entonces, es la siguiente:

Preparar la información
Antes de liquidar se deberá planificar en las liquidaciones de los empleados ciertos códigos que sirvan para acumular el importe necesario a cada valor que se debe informar al sistema Libro de sueldos digital.

Por ejemplo:
Supongamos que deseamos preparar un código que acumule las remuneraciones brutas (ya que ese es uno de los datos que pide la aplicación). Las tareas son las siguientes:
Asignar en la liquidación de cada empleado un número de acumulador (supongamos que sea el "1") para todos los conceptos que tengan que ver con remuneraciones brutas y que por consiguiente se desean acumular.

Agregar un código nuevo cuya descripción sea, por ejemplo, "REMUNERACIONES BRUTAS".

Como este código no debe formar parte de la liquidación del empleado asignarlo como "No imprimible", por ser un concepto auxiliar. (Recordemos que dichos valores no intervienen en el cálculo del neto del empleado)
Cargarle la fórmula "Acumulador_01".
Calcular el empleado.
Este código ahora muestra un valor que corresponde al acumulado de todas las remuneraciones.
(Por supuesto que toda esta tarea debe ser realizada solo una vez. De ese momento en adelante quedará ya preparada para las liquidaciones subsiguientes).

Capturar la información
Dirigirse al módulo "Libro de sueldos digital".
En el concepto "Remuneración bruta" indicar cual es el código que tiene su importe. Ejecutar el proceso "Capturar los importes liquidados".
Al finalizar este proceso se puede verificar en la pantalla del empleado que en el dato "Remuneración bruta" se encontrará el importe capturado.

Nota
Se debe tener en cuenta que este proceso de captura es una herramienta para automatizar y agilizar este procedimiento del libro de sueldos digital, pero que el operador puede optar por no utilizarla, si lo que desea es cargar manualmente los importes de cada empleado.
También es importante considerar que esta captura sirve únicamente para los datos que corresponden a importes (que son los que varían mes a mes). Todos los otros datos, que son más fijos (como código de zona, actividad, etc.) deben necesariamente cargarse en forma manual en cada empleado.

Exportar
En el módulo "Libro de sueldos digital" elegir la opción "Exportar los datos...".
El archivo generado se almacena en formato texto.

Períodos a incluir (especialmente, cuando hay más de una liquidación a informar)
En el Libro de sueldos digital de AFIP puede haber varias liquidaciones dentro de un mismo período. En el caso de que esto ocurra, los pasos a seguir son los siguientes:
Para informar la primer liquidación del mes, se debe captuar y exportar el primer período normalmente.
Para informar las liquidaciones subsiguientes dentro del mes los pasos son:
Establecer como vigente el período a informar.
En la pantalla de Libro de sueldos digital, tildar la segunda liquidación (con la que estoy trabajando) más las anteriores que ya declare y realizar el proceso “Capturar los importes liquidados en cada código.”
Luego, exportar la información recién capturada pero para hacerlo se deben quitar los tildes en los períodos anteriores y solo dejar marcado el actual. Luego generar el txt con el proceso “Exportar los datos de cada empleado…”.
Nunca se debe exportar más de un período (liquidación) en un solo archivo.

La manera de informar los períodos que tienen más de una liquidación la explica AFIP en el siguiente documento:
https://www.afip.gob.ar/LibrodeSueldosDigital/documentos/errores-frecuentes/Validar%20Liq_Dif_calculo_rem.pdf
Allí explica (en "Validación de liquidaciones") qué consideraciones se deben hacer en estos casos.

Cuando ocurre el error: "La remuneración bruta / base imponible x informada (999.999) difiere a la determinada (555.555) a partir de las liquidaciones de sueldos ingresadas" hay varios motivos. Uno de ellos es que falta considerar todas las liquidaciones cargadas al conformar las bases. Hay que considerar que si el empleado tiene aceptadas liquidaciones previas para el período, en la liquidación actual se deben acumular los valores de las bases imponibles informadas en las liquidaciones anteriores. Por ejemplo:

Liq.	Remun.	Base imp.	Observaciones
1	10.000	10.000	Corresponde a la liq 1
2	15.000	25.000	Acumula 10.000 (liq 1) + 15.000 (liq 2)
3	50.000	75.000	Acumula 10.000 (liq 1) + 15.000 (liq 2) + 50.000 (liq 3)

Importación desde el sitio de AFIP
Ingresando al sitio de AFIP con clave fiscal se debe acceder al servicio "Libro de sueldos digital".

Conceptos
A diferencia del aplicativo SICOSS, el sistema de libro de sueldos digital no tiene por objetivo solamente la generación de la declaración jurada 931 sino que incluye el detalle de los conceptos e importes que participan del recibo de sueldos de los empleados.

Por primera vez será tarea del operador establecer un vínculo entre los códigos que usa el sistema de sueldos y los conceptos que determina AFIP. Dentro de la plataforma hay un título llamado "Conceptos", que sirve para ese fin. Al acceder a ese lugar se podrán dar de alta los conceptos del sistema de sueldos (indicando su código y descripción) y establecer una equivalencia con los códigos de AFIP.

Esos vínculos quedan fijados y no es necesario volver a cargarlos cada mes. Solamente deberán ser mantenidos en caso que aparezcan nuevos conceptos. Al mismo tiempo, en ese lugar se dispone de herramientas que permite exportar, importar y copiar conceptos relacionados para poder reutilizarlos en otras empresas.

Liquidaciones y DDJJ
Esta es la opción que se debe utilizar por cada nueva liquidación. Como primera medida se debe dar de alta el nuevo período (mes y año) y dentro de cada uno de ellos se debe agregar la liquidación correspondiente. Este sistema permite cargar varias liquidaciones dentro del mismo período. Los períodos disponen de una herramienta de importación, la cual permite seleccionar el archivo txt generado con el sistema de sueldos para así dejar asentados los datos de todos los empleados.
El aplicativo realiza una validación y verificación de los datos a medida que van entrando.
Si existieran errores realiza un informe de los mismos. En tal caso el operador podrá corregirlo en ese mismo lugar, o tendrá la alternativa de regresar al sistema de sueldos, corregir el dato erróneo y volver a realizar la exportación.
En definitiva, el resultado final de todo este procedimiento es el mismo que si el operador hubiera ingresado toda la información manualmente en el sitio de AFIP. La diferencia es que utilizando éste método la captura de datos se hace mucho más rápida disminuyendo mucho el margen de error.

Utilización del servicio de AFIP "Libro de Sueldos Digital"